Workflows de HighLevel: Cómo Automatizar el Seguimiento de tus Clientes con Casos Reales

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Los workflows son el corazón de la automatización en HighLevel: un trigger activa una secuencia de acciones (enviar un mensaje, esperar, evaluar una condición, mover una oportunidad) sin que nadie del equipo intervenga. Hay cientos de plantillas prehechas, y aquí te muestro dos casos reales: una encuesta que pide reseña en Google solo a los clientes satisfechos, y una marca B2B que responde puntos de venta por ciudad en Instagram automáticamente.

Qué puede disparar un workflow

Que se cree un contacto, que se reciba un pago, que alguien abra un email o haga clic en un enlace, que complete un formulario o un quiz, que se agregue una etiqueta, que una cita cambie de estado, que cambie la etapa en el pipeline, que llegue un mensaje por WhatsApp, que sea el cumpleaños del cliente, que ocurra un evento del bot. Y muchos más.

Las plantillas prehechas

Ve a Automation → Create Workflow → Select from template. Algunas que uso:

• Instagram comments: si comentan una palabra clave, responde públicamente y manda un DM. Reemplaza ManyChat.
• Birthday: felicita al cliente por WhatsApp o SMS; si responde en 24 horas, ofrece un descuento.
• Webinar: al registrarse, etiqueta, email de confirmación, recordatorios a 24 horas, 1 hora y 10 minutos.

Lo único que tienes que hacer es cambiar los datos por los tuyos, que es justo lo que mucha gente no hace.

Caso real: reseñas solo de clientes satisfechos

En una clínica psicológica, cuando el staff marca que el paciente asistió, al día siguiente el sistema pregunta por WhatsApp: del 1 al 5, ¿cómo fue tu experiencia? Si responde 1, 2 o 3, notifica al equipo para seguimiento manual. Si responde 4 o 5, le manda el enlace directo a Google Maps para dejar reseña. Resultado: más reseñas positivas y las quejas se atienden antes de hacerse públicas.

Caso real: Ocava Artesanal

Vende a supermercados, no al consumidor final, pero le llegaban mensajes todo el día preguntando dónde comprar. Ahora si alguien comenta el nombre de su ciudad en cualquier publicación de Instagram, el sistema responde "gracias, revisa tu DM" y por privado le manda la lista de supermercados en esa ciudad. Una marca B2B con atención al consumidor sin una persona respondiendo.

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Preguntas frecuentes

¿Hay límite de workflows?

No. Son ilimitados.

¿Cuál es la diferencia entre el builder estándar y el avanzado?

El estándar es lineal: trigger, acciones, esperas, condiciones. El avanzado es visual con ramas paralelas.

¿HighLevel reemplaza a ManyChat?

Sí. La plantilla de comentarios de Instagram hace lo mismo y además guarda el contacto en el CRM.

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